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電話で連絡派?メールでやりとり派?仕事のルールと使い分け!

      2016/05/04

電話で連絡派?メールでやりとり派?仕事のルールと使い分け!

ビジネス上での連絡ツールとして、今までは電話を使用することが主流でした。

しかし今、ネット環境の発達から、メールを使用する方も増えてきているようです。

では一体、ビジネスの連絡は電話とメール、どちらを選ぶべきなのでしょうか。連絡方法で見るビジネスのポイントについてまとめてみました。

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仕事の連絡は電話?メール?

しっかりとした電話応対は、社会人の基本ですよね。しかし、中には未だに電話が苦手な人も。そこで、社会人の皆さんに、上司や取引先と連絡をとるとき、メールと電話、どちらを好んで使っているか、アンケートをしました。

Q.上司や取引先と連絡を取るとき、「電話」と「メール」のどちらを好んで使いますか?

メール……245人

電話……245人

なんと、メール派と電話派がちょうど半分という結果に!

引用元-社会人に聞く、仕事の連絡「メール派VS電話派」 | 仕事全般 | 内定・仕事 | フレッシャーズ マイナビ 学生の窓口

メール派からは「送るタイミングを気にする必要がなく、電話と違って緊張しないのがいい」という声がある一方、電話派からは「相手のレスポンスがすぐに分かるから電話が安心。メールは微妙なニュアンスが伝わりづらいし、そもそも読まれていない可能性も考えられるから不安」という意見もある。

それぞれにメリットとデメリットがあるが、仕事で使うならどちらをメインの連絡手段として使うと良いのだろうか。

引用元-電話かメールか……仕事の連絡は、どっちをメインにするべき? – はたラボ ~働くコト研究所~

連絡手段を電話かメールか迷ったらメリット・デメリットを考えてみよう!

先方に業務上の確認や連絡事項があるときに、ビジネスメールと電話のどちらの連絡手段を使うべきか、悩むこともあるでしょう。このときには、それぞれのメリットやデメリットを知っておくことで、どちらの連絡手段が適切なのかを考えることができます。

<ビジネスメールで連絡するメリット>

「相手が都合のよいときに読むことができる(相手の仕事の手を止めずに済む)」
「本文が残るので、誤解や言った・言っていないなどのトラブルが起きにくい」

<ビジネスメールで連絡するデメリット>

「相手が読んだのかを確認できない」
「相手がすぐに読んでくれるとは限らない」

<電話の連絡するメリット>

「相手に直接言うことができる」
「即時に相手に伝えることができる」

<電話の連絡するデメリット>

「相手の仕事を邪魔してしまうことがある」
「電話越しの聞き間違いや言った・言っていないなどのトラブルが起きやすい」
「言ったことを後で証明できない」

等になります。

引用元-ビジネスメールと電話をうまく使って連絡する方法 | ビジネススキルのことならキャリアパーク

仕事の連絡は電話とメールの使い分けが重要!

電話とメールの使い分け方

 電話とメールを状況に応じて使うことが大切であると言いましたが、どのように使い分ければよいのでしょうか?以下のように考えてみてください。

 通常の連絡手段はPCメールに用件を送る。当日の待ち合わせ確認や変更などは、目に付きやすいケータイメールに送る。メールでは書ききれない、いろんな諸事情を説明しなければならない場面や、メールの指示だけだと勘違いが発生しそうな場合に限って、まずメールで「このぐらいの時間に電話かけてもいいですか?」とお知らせした後に、電話をする。

 これを意識することで、相手とスムーズにコミュニケーションをとることが可能になるはずです。連絡を送る前に、用件が上記のどのパターンに当てはまるのか考え、適切な手段を選びましょう。

引用元-デキる仕事人は、電話よりもメールを使う。ビジネスにおけるメールの役割とメールを送る際の注意点|U-NOTE [ユーノート]

電話とメールは使い分けが大切です。

緊急の用事であれば電話です。メールだけ送って読んでくれないと言ってもしょうがありません。

後は相手に合わせることです。相手が十分にITリテラシーの高い人であれば、ほとんどの要件はメールが適切です。

相手のITリテラシーが低ければ電話になります。記録を残したいときは、メールを送って電話するということもあります。

引用元-「電話で済むことをメールするな」VS「メールで済むことを電話するな」 あなたはどっち?

電話?メール?連絡相手に合わせるという選択も重要!

昔は情報源がテレビしかなかったから、テレビで「このシャンプーがいい」と宣伝すれば、国民が揃って同じシャンプーを買い、アイドルが出てくれば、国民全員が夢中になる。みんな揃って同じ方向を向いていたわけです。

仕事の仕方もそう。みんな価値観が近かったから、ビジネスマナーもシンプルだったのでしょう。「丁寧な手紙と、スピードの電話」くらいしか連絡手段もなかったわけです。

でも、今は違う。

価値観が多様化して、消費者グループも小集団化して、アイドルひとつとっても多様化し、テレビに出ない地下アイドルもいて、身近なアイドルも沢山いる。国民全員で一人のアイドルに夢中になるような時代じゃなくなった。

食べ物も、ファッションも、生き方も、多様化している。

ビジネスマナーも同じです。多様化しているんです。

手紙・電話・メール・Line・SNS

仕事の連絡をする手段として、どれを使ってもいいんです。

相手に合っていれば!

引用元-相手によって連絡方法を変えることこそ、現代のビジネスマナー | 日刊ケネミック

メールと電話の組み合わせでより強固な連絡に!

メールは便利なツールですが、メールだけに頼ってしまっては失敗することもあります。
メールの場合、送ったら伝わったつもりになってしまいますが、相手が読まない限り伝わりません。

そのときに、送ったのだから見ていない相手が悪いと責めてしまうことがありますが、それはNGです。
今すぐ相手に読んでほしいときや時間が経っても返事がない場合は、電話などを使って確認をしたほうがよいでしょう。

引用元-メールと電話の使い分け|ビジネスメールの教科書

場合によっては、メ-ルで済ますのではなくメールを送信後、電話で確認、補足するというのが確実です。

電話で打ち合わせをして、その内容について後からメ-ルで確認をする。
このようにリマインダーのような機能として使えるのもメールの利点です。

電話で伝えたことの忘備録として、電話+メールのまとめを活用してみてください。

引用元-メールと電話の使い分け|ビジネスメールの教科書

メールで送ってはいるものの、本人には直接、確認とれたワケではありません。
大事なところでは、メールだけではなく、しつこいようですが、
“電話一本”をかける数分の時間で大きな問題にならずにすむのです。

問題が起きた時にはメールを出した、出さないでは済まされません。
必ず本人に連絡を取り、確認するクセをつけましょう。

どんなに世の中は便利になっても最後は「人と人」です。ここだけは忘れないようにしてください。

引用元-第39回 「確認電話の大切さを学ぶ」 | 日本経営合理化協会BOOK&CD・DVD

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