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会社の先輩にメールを送る時って?プライベートと仕事の境界線

      2016/09/20

会社の先輩にメールを送る時って?プライベートと仕事の境界線

会社の先輩にメールを送る時、どのようなことを気を付けていますか?

仕事上でのやりとりには、どんなに親しい先輩であってもマナーや節度を守る必要があります。

ビジネスメールはどのようなことに気を配り送るべきか、詳しくまとめてみました。

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会社の先輩にメールを送る時の敬称は?

肩書きに敬称をつけるのは間違い

◯◯部長殿、◯◯部長様など、肩書き、役職に敬称をつけるのは間違いです。
何故ならば、社長、専務、部長などの肩書き自体に敬称を含んでいるためです。
社外宛でどうしても「様」をつけたい場合には、「◯◯部部長◯◯様」となります。

引用元-社内メールの敬称は、「様」「殿」「さん」のどれを使うのが正解なの? – 気ままに殴り書き

「さん」と「様」の使い分け

一方、「さん」、「様」、「殿」の使い分けは、どうすべきでしょうか?
こちらについては、個人的な見解となるものの、面識のある社内の方で、キャリア・役職的にも自分に近い方、目下の方に対しては「さん」でよいと思います。
普段は「さん」付けなのに、メールのみ「様」「殿」では変ですし。
10年ほど前のことですが、当時の某大手自動車メーカー出身の方が私の職場にいましたが、その自動車メーカーでは「社内のコミュニケーションをよくするために、社内メールは全て「さん」付けとしている」と聞いたことが印象的です。

引用元-社内メールの敬称は、「様」「殿」「さん」のどれを使うのが正解なの? – 気ままに殴り書き

会社の先輩へのメールで絵文字や疑問符は使っていいの?

ビジネスメールでやり取りするのは、当然のことながら、ビジネスに関する情報です。相手にとって必要な情報を、素早く、読みやすい形で送信する必要があります。プライベートのメールでは、「絵文字」を多用して華やかな印象にする方も多いことでしょう。しかしビジネスメールの場合、これは当然マナー違反! 自分にとって読みやすい絵文字が相手にとっても読みやすいとは限りませんし、そもそも不必要な情報です。

「絵文字厳禁くらいは知っているけれど……じゃあ、普段使っている記号についてはどうだろう?」と疑問に思う方もいるかと思います。特に迷いやすいのが、感嘆符「!」と疑問符「?」です。文章の意味を示すために必要な気もしますが……答えは「使用不可」です。

■「!」や「?」、本当に必要?

ビジネスメールでは、「○○をお願いできますでしょうか」など、依頼の内容を疑問形にして伝えることも少なくありません。これは、相手の意思を尊重するための表現方法です。「疑問形だから、『?』をつけるべきなのでは……」なんて思いがちですよね。しかし実際には「できますでしょうか。」と普通に締めくくっても、文章の意味は伝わるはずです。

記号が使われているビジネスメールに対して、「なんだか品がない」「きちんとしたビジネス文書ではない」と感じる方は少なくありません。こんな可能性がある以上、記号は使わない方が無難だといえるでしょう。なくても意味は通じるのですから、なおのことですね

引用元-意外と知らない! ビジネスメールで疑問符やびっくりマークは使ってもいい? | 仕事全般 | 内定・仕事 | フレッシャーズ マイナビ 学生の窓口

会社の先輩に好印象を与えるメールの言葉遣い

メールの言葉遣いはコレだ

このパターンをメールの文章に混ぜるだけで、
メールを貰った人は好印象を持つでしょう。
承知しました。
承知いたしました。
拝見いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のほどをお知らせいただけると幸いです。
お手数をおかけしますが、下記の件、よろしくお願いいたします。
うかがいます。よろしくお願いします。
この方向で進めてください。よろしくお願いいたします。
お問い合わせいただいた内容は下記の通りです。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、NNNNNNしていただきたく存じます。
お忙しいところ、失礼いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎごあいさつまで。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお願い申し上げます。
よろしくご査収ください。
お目通しいただければ幸いです。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

引用元-メールの返信マナーとは?ビジネスで失敗しない例文はコレ! | 猫の手も借りたい

会社の先輩が驚愕!貰って困るメールとは…

【1】顔文字を連発して感情まで表現している

「喜怒哀楽が豊かすぎる。仕事では顔文字は不要!」(20代女性)というように、携帯メールの気分が抜けない新人も多いようです。文字のみだと伝わりづらいときや、表現をやわらかくしたいときは、せめて「(笑)」程度に抑えたほうがよさそうです。

【2】署名を星や音符マークなどでデコりすぎている

「個性を出したいのはわかるけど、バカっぽいからやめてほしい」(20代女性)というように、記号で飾りすぎた署名は、名前や電話番号などの肝心の情報が読みづらくなります。先輩の署名を参考にしながら、どの程度まで許される会社なのか見極める必要がありそうです。

【3】誤字脱字が多く、先輩の名前まで間違える

「『中島』ではなく『中嶋』です!」(20代女性)というように、本文中の文字だけでなく、大事な名前までタイプミスしてしまうのは問題です。ゆっくりでも確実に打つようにしましょう。また、「様」などの敬称の付け忘れも起こりがちなミスです。送信ボタンを押す前に、宛名から文末まで再確認する習慣をつけるとよいでしょう。

引用元-先輩たちを騒然とさせてしまった驚愕の社内メール9パターン | オトメスゴレン

会社の先輩にメールを送る時の注意点

急いでいても必ず読み返すこと

上司や先輩へのビジネスメールの送信前には、必ず、客観的な気持ちで読み返しましょう。
「相談」のメールは、相手が読むだけではなく、「返信」が必須の内容です。
1文字違う書き方にしてしまえば、返信の内容が全く意味が変わることもありますので、たとえ社内のビジネスメールでも、仲のよい同僚に送るメールでも、送信前に一度読み返すことが大切です。

引用元-上司や先輩への相談メールの書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

相手を誤解させないように明瞭に!

メールは顔が見えないため、何でも書きやすいのですが、自分がどうなりたいかなどの具体性の薄いメールは、相手が「返信に困る」メールです。
相手が返信に戸惑ったり、悩ませるような書き方のメールは、ビジネスメールとしてはマナー違反なメールなのです。
自分が送られてきて、戸惑うようなメールは相手には送らないようにしましょう。

引用元-上司や先輩への相談メールの書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

意外と忘れがち!? 返信用の署名

ビジネスメールを送る際には、その下には必ず「相談」回答を返信してもらう為の「署名」を忘れずにしましょう。
会社名・部署名・名前・電話番号(内線番号)・メールアドレスは忘れないように、
「署名」として登録しておくと便利です。

引用元-上司や先輩への相談メールの書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

twitterの反応


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