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謝罪メールへの返信は必要?ビジネスでの正しい対応とは…

   

謝罪メールへの返信は必要?ビジネスでの正しい対応とは…

メールはビジネスシーンでもとても便利なツールとして連絡手段として一般化されています。

業務の連絡だけでなく、最近では謝罪もメールで送られてくることも…

そんな謝罪のメールにはどのように変身するべきなのでしょうか?

社会人としてのメールのマナーやルールについてまとめてみました。

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送られてきた謝罪メールにも返信が必要?

受け取ったメールには返信をする。
基本的に、メールが届いたかどうか確認したい送信者も多いです。

複数人宛のご案内メールでは
返信は原則不要と考えて大丈夫ですが、
内容を踏まえてメール毎に考えましょう。

もちろん、質問がある場合は返信でもOK

問合せメールへは、即答できない場合も多いと思いますが、
その場合、「確認してから回答致します」って
感じの返信も大切
です。

やり取りしている内容によっては、
相手もメールへの回答受けて、相手方の内部の調整を
進める場合が多いですから、困らせることになります。

メール以前の仕事のお作法ですかね。

ただし、ココで注意。

送信者さんのみに返信メールをするのか、
CCの方々にも返信メールをするのか?
判断が必要です。

通常、送信者さんのみに返信(確認)すればよいコトが
ほとんどですが、CCを入れるかどうかは、
念のため、先輩に確認しましょう。

そして、CC手入力でコピペと手打ちでアドレスを切り貼りして、手直ししていると、
知らないうちに、ミスタイプしていて
全然別人のアドレスになってしまう
ことがあります。

社内メールでも、社外メールでも
大きな会社の場合、
同姓同名や一文字違いの方が
沢山いらっしゃいます。

メールアドレスもとてもよく似たものが多いです。

CCが多いメールへの返信は、
必ず、「全員に返信」ボタンを使いましょう。


引用元-メールの返信マナーとは?ビジネスで失敗しない例文はコレ! | 猫の手も借りたい

返信したくなくなる謝罪メールの特徴

過剰に謝られるとかえってイライラしてくる

謝ること、謝罪の気持ちというのは、もちろん必要です。

謝らずに、へらへらしていたら、絶対に彼女・彼氏は戻ってきません。

常識を疑われますし、最低の人間だと思われると、もう絶対に復縁はできないでしょう。

しかし、だからといって土下座して謝ったり、何度も何度もごめんなさい、許して下さい、と言ったところで効果はないのです。

むしろ状況を悪くする場合があります。

必要以上に謝られると、なぜかえって状況は悪くなるのでしょうか。

あなたの罪悪感が、相手の怒りを煽ってしまう

その理由は、謝れば謝るほど、あなた自身が「それだけひどいことをしたのだ」と認めることになるからです。

いつまでも罪悪感を抱えている限り、相手も「そこまで罪悪感があるということは、やはりそれだけ私を傷つけたかったのだ」と考えてしまいます。

こちらはただ、他に連絡のしようがないから謝罪しているだけなのに、相手はもう謝罪に次ぐ謝罪で、うっとおしくなってしまうんですね。

引用元-謝罪メールでは連絡がこない!返信がくるための3つのポイント | 復縁する方法は実は簡単!ー復縁のABC

謝罪メールの返信で自分をレベルアップさせる!

注目したいのは、謝罪に対する返事です。
どんな返事をしていますか。
「大丈夫です」「許してあげます」などの返事が多いでしょう。
もしくは「ばかやろう」「きちんとしろ」「しっかりやれ」と怒鳴ることもあるかもしれません。
迷惑を受けたのですから、文句の1つでも言って、怒りを発散させたいこともあります。
しかし、本当に相手だけが悪いのでしょうか。
トラブルを客観的に見つめると、相手に100パーセントの非があるのは、まれではないでしょうか。
ほとんどの場合、トラブルの詳細を確認すると、自分に少しは非がある場合が大半です。
したがって、大人であれば、もう一つレベルの高い返事をしましょう。
自分にもわずかな非があることを認めながら、謝るのです。
「こちらこそ配慮が足りませんでした。不注意がありました。すみませんでした」と誤るのです。
「トラブルの原因の一部は、自分にもある」と認める言葉です。


引用元-相手が謝ってきたとき、どう返事をするか。 | 人間関係で気をつける30の言葉遣い | HappyLifeStyle

謝罪メールに返信する時のポイント

【取引先への返し方】

○正しい返し方:

「お気になさらないでください」
「こちらこそ申し訳ありません。こちらも○○すべきでした」
「どうぞご放念ください」
「まったく問題ありません」

×誤った返し方:

「お互い、いい経験にしましょう」
「今回は目をつぶりましょう」
「次回からは、こうしていただいたほうがいいですね」

相手が取引先の場合、「お互い、いい経験にしましょう」というのは好ましくありません。
これは、自分と相手を同列にして許すというスタンスだからです。
部下には使えるフレーズですが、社外の人に使うと失礼な印象を与えることもあります。

「次回からは、こうしていただいたほうがいいですね」というのは、謝っている相手にさらに反省を促すことになるので、避けた方がいいです。

「今回は目をつぶりましょう」も上から目線でエラそうです。
社外の人には使わないほうが無難です。

引用元-神崎のナナメ読み: 「謝られたら謝り返す」~取引先から謝罪があった場合の大人の返し方

ビジネスの謝罪メールへの返信例

■お詫びメールが来たらなんて返信したらいい?

取り引き先などからこちらにお詫びのメールをいただくこともありますよね。そういった場合、先方は心を痛めているケースがあります。こちらは気にしていない旨を、堅苦しく考えずにそのまま表現して、今後の関係をより良いものにしていくこともビジネスシーンでは大切なマナーです。以下を参考にしてみてください。

件名:ご丁寧なお詫びを頂き、恐縮です。

△□物産

企画開発部

◯◯様

いつも大変お世話になっております。

株式会社▲▲のAです。

このたびは、ご丁寧なメールをいただき、ありがとうございます。

そのようなお気遣いはなさらないで下さい。却って恐縮いたします。常日ごろからご丁寧に対応をして頂き、こちらこそ感謝申し上げております。

今後とも、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

引用元-謝罪、どうする?お詫びをする際のビジネスメールの鉄則 – リクナビNEXTジャーナル

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